Sommaire
Secteur de travail
Direction des communications et du rayonnement et de la Direction générale
Contexte
La Direction générale de l’ENAP assure le développement stratégique de l’organisation en collaboration avec les directions et des services de l’ENAP, dont la Direction des communications et du rayonnement. Pour ce faire, elle entretient des relations privilégiées avec ses divers partenaires ainsi qu’avec les membres du personnel et les étudiant. es afin d’atteindre les orientations stratégiques qu’elle s’est fixées.
Sommaire des responsabilités
La personne titulaire apporte un soutien à la planification et à l’organisation des activités de la direction générale et du service des communications et du rayonnement en effectuant différentes tâches d’ordre administratif. Elle assure le bon fonctionnement des opérations de son unité et supporte également selon les besoins que ce soit dans l’accomplissement de tâches spécifiques ou pour l’organisation d’activités institutionnelles. La personne soutient la direction des communications dans le rayonnement de l’expertise de l’organisation à travers différents outils et événements, en travaillant étroitement avec l’équipe des communications.
De façon générale, la personne titulaire :
- Accueillir les visiteuses et visiteurs, répondre aux demandes de renseignements par téléphone ou par courriel, filtrer et acheminer les appels et les courriels aux personnes concernées et prendre les messages s’il y a lieu.
- Soutenir l’équipe des communications et du rayonnement dans la logistique aux événements, la gestion des inventaires de matériel promotionnel ainsi que la gestion des plateformes (intranet, web, etc.)
- Rédiger divers documents, tels que des lettres, rapports, tableaux, comptes rendus, correspondances, etc.
- Ouvrir et tenir à jour les dossiers, tableaux ou registres, en assurer le suivi, faire les rappels et les recherches nécessaires. Classer les documents, autant en format numérique qu’en format papier, selon le système en vigueur et assurer la confidentialité des dossiers.
- Voir à l’organisation de comités et de réunions et envoyer les invitations, commander les repas, réserver les salles, etc.
- Au besoin, assister à certaines rencontres et en rédiger les comptes rendus. Informer les personnes responsables concernées des suivis découlant de ces rencontres.
- Effectuer la gestion des boîtes courriel.
La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste.
Exigences
Scolarité
Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de 900 heures dans une discipline pertinente.
Expérience
Minimum de 2 ans d’expérience pertinente.
Compétences requises
- Autonomie et initiative
- Rigueur et qualité du travail
- Flexibilité et adaptation (capacité à travailler dans un contexte complexe et changeant)
- Sens des priorités
- Communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
- Collaboration et travail d’équipe
Avantages sociaux
- Jusqu’à quatre semaines de vacances dès la fin de la première année selon la date d’embauche
- Congés de maladie et congés personnels
- Horaire d’été allégé
- Assurances collectives
- Régime de retraite à prestations déterminées
Date d'entrée en fonction
Dès que possible.
Accès à l'égalité en emploi
Engagée à contrer la discrimination en emploi, soucieuse d’être représentative de la société québécoise et de s’enrichir de sa diversité, l’ENAP invite toutes les personnes qualifiées à manifester leur intérêt, en particulier :
- les femmes;
- les personnes en situation de handicap;
- les personnes autochtones;
- les membres de minorités visibles et de minorités ethniques;
- les personnes issues de la diversité sexuelle et de genre.
Cela s’inscrit notamment dans le cadre du programme d’accès à l’égalité en emploi auquel l’ENAP souscrit.
De plus, les outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins des personnes en situation de handicap qui en font la demande, et ce, en toute confidentialité. Si vous désirez faire connaître vos besoins particuliers, veuillez le mentionner dans votre envoi.
En savoir plus sur les programmes d'accès à l'égalité en emploi de la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ)
Dépôt de candidature
Faites-nous parvenir votre candidature, accompagnée d’un curriculum vitae et en mentionnant le numéro de référence, avant le 4 juin 2025 à 16 heures par courriel à rh.emplois@enap.ca.
Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
Nous vous remercions à l’avance de votre candidature!